Strategi Perusahaan Kecil dan Menengah Menggunakan ICT

Strategi Perusahaan Kecil dan Menengah Menggunakan ICT untuk Meningkatkan Daya Saing Perusahaan dalam Mendapatkan Peluang Ekspor dan Peluang Bisnis Lainnya

Seringkali kita meremehkan peluang, padahal meskipun peluang tersebut terlihat sepele namun dapat menyimpan potensi yang besar. Peluang kecil dapat menjadi suatu kesuksesan besar apabila diolah dengan sungguh-sungguh dengan manajemen yang baik. Sayangnya, sebagian masyarakat masih banyak yang tidak mau mengambil peluang kecil karena memimpikan peluang besar. Padahal, seharusnya kita semua sadari bahwa sesuai yang besar adalah kumulasi dari unit-unit yang lebih kecil.

”Usaha Kecil dan Menengah, disingkat UKM adalah sebuah istilah yang mengacu pada jenis usaha kecil yang memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp. 200.000.000 tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.” (Wikipedia Indonesia, Maret 2006)

Dari definisi diatas Usaha Kecil dan Menengah (UKM) seringkali dipandang sebagai peluang kecil yang membawa keuntungan. Namun sebenarnya sebuah usaha besar dan sukses sebagian besar diawali oleh usaha kecil. Justru karena sisi kapital yang kecil, UKM mampu bertahan dalam krisis ekonomi. Melemahnya nilai rupiah telah menjatuhkan perekonomian negara, namun ketika perusahaan-perusahaan besar bangkrut, UKM justru menjadi alternatif terbaik bagi pengembangan perekonomian.

”Usaha kecil menegah telah terbukti mampu hidup dan berkembang di dalam badai krisis selama lebih dari enam tahun, keberadannya telah memberikan kontribusi terhadap PDB sebesar hampir 60%, penyerapan tenaga keja sebesar 88,7% dari seluruh angkatan kerja di Indonesia dan kontribusi UKM terhadap ekspor tahun 1997 sebesar 7,5% (BPS tahun 2000). (Makalah Dr. Carunia Mulya Firdaussy, MA, APU, ”Prospek Bisnis UKM dalam Era Perdagangan Bebas dan Otonomi Daerah”, 2006).

Selain kemampuannya untuk bertahan dalam badai kirisis ekonomi, UKM juga memberikan kontribusi besar terhadap pendapatan daerah dan penyerapan tenaga kerja serta kegiatan ekspor. Kejatuhan ekonomi nasional menyebabkan pengangguran meningkat, namun terbukti UKM dapat menyerap tenaga kerja dalam jumlah yang besar. Lain halnya dengan perusahaan-perusahaan skala besar pada semua sektor termasuk industri, jasa dan perdagangan.

”Krisis ekonomi secara nyata telah menyebabkan jatunhnya ekonomi nasional khususnya usaha-usaha skala besar pada semua sektor termasuk industri, jasa dan perdangangan. Dampak nyata berikutnya adalah meningkatnya jumlah pengangguran secara signifikan, dimana sampai akhir tahun 2003 lalu menurut BPS tercatat 11,4 juta penganggur (11,63% dari jumlah angkatan kerja), dengan pertumbuhan sektor industri hanya mencapai 3,41%.

Sektor Usaha Kecil dan Menengah (UKM) pada kenyataannya mampu menunjukkan kinerja yang lebih tangguh dalam menghadapi masa krisis. Kontribusi sektor ini pada ekonomi nasional pun cukup signifikan. Pada tahun 2002, jumlah UKM tercatat 41,3 juta unit atau 99,99% dari keseluruhan unit usaha ekonomi yang ada, dengan penyerapan tenaga kerja 68,28 juta (88,7% dari seluruh tenaga kerja). Sedangkan hingga tahun 2003 jumlah tersebut meningkat sebesar 2,7% menjadi 42,4 juta unit usaha, dengan penyerapan tenaga kerja menjadi 79 juta tenaga kerja atau meningkat 15,7% dibandingkan 2002 (BPS, 2003).” (Makalah Seminar PENCIPTAAN LAPANGAN KERJA dari IA ITB dan KAGAMA, www.ia-itb.com, 2004)

Tidak dapat dipungkiri dengan daya serap yang demikian besar maka UKM menjadi jenis usaha yang dominan di Indonesia. Dan ketika kita melihat pada resistensinya terhadap krisis ekonomi, maka sektor UKM bisa menjadi pilihan bagi bangsa kita yang sedang menghadapi risiko besar dari fluktuasi mata uang Rupiah, terutama bagi UKM yang menggantungkan diri pada kegiatan ekspor dan bukan kegiatan impor.

Seluruh ulasan di atas tentunya tidak bermaksud untuk memberi skor lebih besar untuk UKM terhadap usaha besar, namun yang akan kita bahas lebih lanjut adalah bagaimana kita memaksimalkan suatu potensi bisnis yang ada dan bisa terjangkau oleh hampir semua lapisan ekonomi. Karena UKM dapat berupa usaha yang skalanya sangat kecil, dengan kapital yang relatif kecil namun adapat menjadi usaha yang sukses apalagi kita mampu mengolahnya dengan baik.

”Persoalan kinerja seringkali menjadi kendala sektor Usaha Kecil Menengah (UKM) untuk maju. Dukungan ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek) dipercaya dapat membantu peningkatan kinerja tersebut.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek) di abad ke-21 semakin pesat. Apapun dapat dilakukan. Salah satu contohnya adalah pemanfaatan teknologi informasi (TI). Dalam era komputasi ini, penggunaan aplikasi TI sudah merambah ke berbagai sektor kehidupan manusia. Meskipun harus diakui penggunaan TI tenyata msih dikategorikan sebagai salah satu sumber daya yang terklasifikasi secara ekslusif dan identik dengan suatu kecanggihan yang super mahal.” (Republika, www.ristek.go.id, 2002)

Memang sampai saat ini masih ada paradigma bahwa penggunaan Teknologi Informasi adalah identikan dengan biaya besar. Namun seiring dengan perkembangannya bahkan teknologi pun menjadi barang konsumsi yang seharusnya bisa dimanfaatkan oleh UKM.

”Teknologi Informasi atau Information Technology (IT) merupakan suatu istilah dengan cakupan arti yang cukup luas. Secara umum, teknologi informasi adalah suatu bidang yang menggeluti sekitar pemanfaatan teknologi untuk menghasilkan informasi, mengelola dan menyimpan informasi, mentransfer dari suatu bentuk ke bentuk yang lain, memindahkan dari suatu tempat ke ketempat yang lain, atau bahkan mengolah informasi tersebut sehingga menjadi lebih mudah untuk digunakan oleh pemakainya.(Pangan Plus, Peranan IT Untuk Industri Pangan, www.panganplus.com, 2006)

Dari definisi di atas kita dapat simpulkan bahwa IT berfungsi untuk memudahkan pemakainya. Jadi hilangkanlah dugaan bahwa IT adalah sesuatu yang rumit dan mahal, sebaliknya cobalah untuk berpikir bahwa IT justru merupakan suatu alat yang dapat menjadi kepanjangan tangan kita dalam menjalankan usaha. Information & Communication Technology (ICT) sudah berkembang pesat di seluruh dunia dan dimanfaatkan dalam berbagai bidang, apabila kita ragu untuk menggunakannya akan sulit bagi kita untuk mengikuti percepatan jaman.

Untuk memenangkan persaingan, UKM juga harus berkembang sesuai dengan jaman. Bekerja dengan bantuan Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat mendongkrak kinerja sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Jadi meskipun ada sedikit perbedaan cost dengan sistem tradisional, UKM dapat menikmati fasilitas dari ICT yang akan memberikan return yang sepadan.

Teknologi Informasi yang dibutuhkan oleh UKM tidak saja yang berhubungan dengan produksi atau pemberian jasa. Tetapi juga dalam operasional perusahaan sehari-hari. Perkembangan dunia teknologi sangat cepat, apabila kita tidak mampu mengikutinya maka perusahaan akan sangat jauh ketinggalan. Melakukan segala sesuatunya secara manual akan sangat merepotkan bagi pengusaha dan akan menghambat proses produksi serta pemasaran perusahaan. Apabila perusahaan kita memang tidak bisa untuk membeli perangkat teknologi, termasuk software, pada saat ini bahkan telah banyak yang menyediakan software free access. Beberapa dapat diakses di internet dan bisa di download dengan mudah untuk kemudian diaplikasikan pada operasional usaha.

Jadi, para pengusaha UKM pada saat ini bahkan sudah dapat mengurangi kekhawatirannya terhadap kenaikan cost yang terjadi apabila perusahaannya menerapkan ICT yang tepat. Sebaliknya, kegiatan produksi dapat menjadi sangat efektif dan dengan sendirinya akan meningkatkan kualitas perusahaan pengguna.

Dengan IT kita akan lebih siap untuk bersaing tidak hanya di dalam negeri tetapi juga dengan produk-produk luar negeri. Kita dapat bersaing dari segi kualitas, pengemasan, pemasaran dan kecepatan operasi perusahaan.

”Kita harus membuang pikiran konservatif dengan melarang masuknya produk impor dalam usaha mengembangkan UKM. Larangan impor itu justru bentuk persaingan yang tidak sehat,” kata Sekretaris Jenderal Depdag, Hatanto Reksodiputro, di Jakarta, Senin.

Dia mengatakan, masuknya produk impor dapat menjadi katalisator bagi UKM agar lebih berkembang. Menurut Hatanto, hal terpenting yang harus dilakukan seluruh elemen masyarakat termasuk pemerintah adalah membantu UKM dan masyarakat agar hasil olahannya dapat bersaing dengan produk-produk dari luar negeri.

”Kita harus membekali mereka dengan sejumlah keterampilan dan pengetahuan.” katanya.

Dia mengatakan, selama ini produk olahan UKM tidak mampu bersaing dengan barang-barang impor termasuk olahan pangan karena kurang handal dalam mengemas.
Produk UKM kalah laris dibandingkan produk luar negeri karena terlalu sederhana kemasannya dan belum ada labeling produk yang meyakinkan,” katanya. (Artikel DEGDAG Tidak Akan Perketat Masuknya Produk Impor, Sinar Indonesia On-line, Agustus 2006).

Sebenarnya produk UKM dalam negeri banyak yang memiliki kualitas sama bagusnya dengan produk luar, atau bahkan lebih baik lagi. Namun produk luar seringkali unggul dalam teknologi, baik dalam teknologi produksi, pengemasan maupun pemasarannya. Padahal di negara kita yang kaya akan sumberdaya alam kita mempunyai banyak kesempatan untuk memasarkan berbagai produk yang tidak kalah beragamnya dengan negara lain. Bayangkan apabila sumberdaya ini diolah dengan teknologi yang tepat tentu akan menjadi sumber devisa yang sangat menggiurkan.

Para pengusaha UKM harus mau berkreasi kreatif dengan produknya supaya mampu menarik perhatian konsumen.. Ingatlah bahwa sebagian besar konsumen pertama akan melihat kemasan produk kita pada saat mereka memilih. Kualitas produk juga memerankan peranan yang sangat penting selain kemasan, namun pada jaman sekarang ini bukanlah saat yang tepat untuk hanya memilki kualitas yang baik. Pada saat ini, produknya harus memiliki keduanya. Kualitas yang baik dan juga kemasan yang menarik.

Internet dapat membantu mengemas produk UKM sehingga terlihat menarik bagi para calon pembelinya. Pada jaman pasar global seperti saat ini kita dapat menfaatkan jasa toko online untuk terjun lebih dalam pada persaingan pasar dengan produk luar. Kita boleh mencontoh gaya promosi produk-produk saingan dari luar sudah banyak yang membanjiri situs-situs internet . Bayangkan berapa juta konsumen di seluruh dunia yang dapat kita jangkau apabila kita menggunakan toko online, kemudian bandingkan dengan cara pemasaran tradisional.

Apabila kita masih tidak mempunyai keterampilan atau pun untuk membuat, mengolah serta memutakhirkan sendiri situs toko online, saat ini sudah banyak tersedia langganan keanggotaan toko on-line yang dapat dimanfaatkan. Hanya beberapa menit setelah mendaftar, pengguna akan mendapatkan panduan yang terotomatisasi (wizard) untuk mendapatkan online store-nya. Bahkan ada beberapa yang tidak menarik biaya pendaftaran dan hanya dan menarik biaya berlangganan yang relatif murah.

Dengan teknologi toko online para pengusaha UKM dapat menyampaikan informasi pada konsumen dengan lebih cepat, lebih luas sebarannya, serta lebih lama penyimpanannya. Sesuai dengan definisi dari Wikipedia Indonesia :

” Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat , lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.” (id.wikipedia.org, 2006).

Apabila kita msih enggan menggunakan online store kita dapat memanfaatkan forum-forum pada situs-situs tertentu yang memperbolehkan kegiatan promosi. Pada ruang forum semua orang bisa mempromosikan produknya untuk diketahui oleh komunitas forum dan masyarakat luas yang mengakses halaman forum tersebut. Bahkan pada halaman forum kita memiliki keuntungan ganda, selain mendapatkan lahan promosi juga dapat mendapatkan pertukaran informasi mengenai produk-produk lain yang kita butuhkan untuk pengembangan usaha, ataupun informasi mengenai produk saingan.

Ada berbagai macam perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi yang bisa dimanfaatkan oleh UKM. Seperti telah disebutkan di atas, untuk menghindari penghamburan biaya untuk perangkat-perangkat yang tidak krusial sebaiknya manajemen UKM yang memilih untuk menggunakan IT harus pandai-pandai memilih mana yang dapat membantu oprasional perusahaan secara optimal.

”Harus diperhatikan bussines tools (perangkat bisnis) yang tepat. Dalam hal ini, pilihan TI harus memperhatikan secara cermat dan menyesuaikan solusi yang dipilih sesuai dengan bussiness process (proses bisnis) dari kegiatan usaha yang dijalankannya.

Terkait dengan UKM, secara umum yang harus dilakukan adalah penentuan prioritas kebutuhan. Prioritas kebutuhan tersebut harus muncul dalam rangka menghasilkan kinerja usaha yang lebih baik. Satu hal yang nyata adalah bahwa kita dapat melakukan kuantifikasi (perhitungan) terhadap manfaat yang diperoleh dari TI dalam proses bisnis.” (Republika, www.ristek.go.id, 2002).

Dalam rangka memanfaatkan sumber daya perusahaan secara optimal para pengusaha UKM harus menaruh perhatian pada prioritas kebutuhan ICT perusahaan. Buatlah suatu perancangan yang jelas tentang kebutuhan perusahaan sehingga perangkat bisnis yang dibutuhkan menjadi jelas. Ini merupakan upaya untuk menghindari terealisasinya risiko-risiko implementasi dalam IT.

Risiko-risiko implementasi IT menurut Dr. Richardus Eko Indrajit, diantaranya adalah :

• Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
• Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
• Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
• Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

(Akbar Zainuddin, MM, ”Mengapa Perusahaan Membutuhkan IT Master Plan?”, www.plasmedia.com, Mei 2006)

Oleh sebab itu, diharapkan para pengusaha UKM dapat melakukan perencanaan atas kebutuhan teknologi yang jelas, karena dengan kapital yang tidak terlalu besar tentunya kita tidak ingin melakukan tambal sulam aplikasi atau pun standar kualitas sistem informasi yang tidak sesuai harapan. Sumberdaya yang ada harus dimanfaatkan secara optimal untuk meraih kesuksesan bisnis seperti yang diharapkan.

Mengacu pada asas manajemen yang baik, penggunaan ICT pun harus mencakup POAC, dalam pengertian sederhana, harus memiliki Planning atau perencanaan, memiliki Organizing atau pengorganisasian, memiliki Actuating atau pengerjaan dan terakhir Controling atau pengendalian.

Terlepas dari semua risiko yang dapat terjadi seperti yang tertera di paragraf atas, kita perlu untuk membuka diri terhadap kemajuan ICT karena bagaimana pun itu sudah menjadi bagian dari perkembangan jaman yang mau tidak mau harus kita ikuti agar tidak tertinggal jauh di belakang. Perlu kita sadari mengapa ICT bisa berkembang sangat cepat adalah tentunya karena ICT dapat memberikan manfaat yang besar bagi kehidupan daripada kerugian yang ditimbulkannya.

Apalagi dengan jumlah UKM di Indonesia yang mencapai 99% dari sektor usaha yang ada (BPS 2003), dapat diprediksi betapa ketatnya persaingan antar produk-produk yang serupa. Dengan ICT diharapkan kita dapat melakukan pengamatan terhadap kompetitor kita, karena hasil pengamatan tersebut dapat kita jadikan sebagai acuan kita untuk mencari inovasi-inovasi baru.

Kegiatan inilah yang marak disebut sebagai competitive intelligence, atau suatu usaha untuk mengamati, menyelidiki atau mencari tahu mengenai pesaing bisnis yang ada di peta bisnis serupa, sehingga UKM dapat mengetahui peluang-peluang bisnis yang ada. Salah satu sarana untuk kegiatan tersebut adalah teknologi. Tanpa teknologi, sekali lagi kita akan sulit untuk mengolah maupun mendapatkan informasi yang dimaksud.

Setelah kita mendapatkan informasi tersebut, dengan teknologi yang ada para pengusaha UKM akan semakin terpacu untuk melakukan inovasi-inovasi produknya, sehingga bisa dihasilkan produk yang unik dan memiliki ciri khas. Suatu produk yang berciri khas akan mampu menarik segmen konsumen tertentu yang sesuai dengan cirinya.

Bayangkan apabila setiap pengusaha mampu mengimplementasikan teknologi-teknologi informasi dan komunikasi bagi produknya, maka dunia bisnis akan semakin bervariasi. Dengan beragam produk yang ada, konsumen akan semakin terbuka terhadap perubahan dan mau membuka diri terhadap produk-produk berkualitas yang dipasarkan oleh UKM. Ini adalah (satu lagi) cara untuk membuka gerbang peluang bisnis.

* *